Aplikasi Excel Agenda dan Arsip Surat versi 2

Aplikasi Excel Agenda dan Arsip Surat versi 2

Aplikasi Excel Agenda dan Arsip Surat versi 2 ini adalah aplikasi berbasis Microsoft Office Excel yang ExcelManiacs.id kembangkan atas kebutuhan pekerjaan dari Pengadministrasi Surat dengan harapan tugas pokok dan fungsinya dapat dipermudah dengan adanya aplikasi ini.

Fitur Aplikasi Excel Agenda dan Arsip Surat versi 2

Adapun fitur dalam aplikasi berbasis excel ini adalah adanya tambahan fitur pengkodean arsip surat, kelebihannya tentu berada pada kemudahan pengadministrasi untuk mengarsipkan surat sehingga arsip surat dapat diketahui di mana letak media penyimpanan arsip baik diletakkan dalam Rak Arsip ataupun Filling Cabinet.

Silahkan unduh file: Aplikasi Excel Agenda dan Arsip Surat ini kemudian ExcelManiacs.id akan jelaskan secara singkat bagaimana cara menggunakan Aplikasi Excel Agenda dan Arsip Surat semoga bermanfaat bagi Anda yang bertugas sebagai pengadministrasi surat.

Catatan: Agar aplikasi dapat digunakan dengan sempurna, pastikan Program Microsoft Office yang terinstall pada PC atau Komputer Anda adalah minimal Microsoft Office 2010 atau yang terbaru.

Butuh aplikasi lain?

Aplikasi Excel Daftar Inventaris Ruangan

Aplikasi Excel Agenda dan Arsip Surat Kepolisian

Aplikasi Excel Manajemen Arsip
atau
Aplikasi Database Kepegawaian

1. Mengaktifkan Fitur Macro Excel

Jika Microsoft Office Excel Anda belum aktif macro excelnya, silahkan baca caranya di Cara Mengaktifkan Macro Excel.
Berikut video cara mengaktifkan macro excel:

Jika macro excel pada PC Anda sudah aktif, silahkan lewati langkah ini.

2. Menggunakan Aplikasi Excel Agenda dan Arsip Surat

Sebelum Anda dapat menggunakan aplikasi ini ExcelManiacs.id akan jelaskan terlebih dahulu tombol-tombol berserta fungsi-fungsi yang terdapat dalam aplikasi, tombol-tombol tersebut antara lain:

• Tombol Navigasi, terdiri dari 6 (enam) tombol navigasi dengan fungsi sebagai tombol untuk mengarahkan Anda ke halaman:

1. Beranda;
2. Referensi;
3. Identitas;
4. Surat Masuk, terdiri dari : Menu Pencarian Surat Masuk, Disposisi, Laporan, dan Tanda Terima;
5. Surat Keluar, terdiri dari : Menu Pencarian Surat Keluar, Laporan, dan Tanda Terima;
6. Cetak Cover.

Tombol Navigasi

Adapun fitur dan fungsi yang terdapat dalam menu halaman-halaman tersebut di atas sebagai berikut:

A. Beranda

Berikut adalah tampilan "Beranda" aplikasi:

Halaman Beranda Aplikasi

Fungsi tombol-tombol yang terdapat dalam halaman Beranda adalah sebagai berikut:

Tombol-tombol dalam halaman Beranda

A.1. Tombol +DATA

Berfungsi sebagai tombol perintah aplikasi untuk menampilkan form pengisian data surat masuk, gambar di bawah adalah tampilan form pengisian data surat masuk sekaligus form yang berfungsi untuk menentukan lokasi penyimpanan dan pengkodean arsip surat. 

Form Pengisian Data Surat Masuk

Silahkan isi data surat sesuai kolom pertanyaannya, hingga ke kolom "Arsip Surat", kolom ini berfungsi sebagai form pengisian "Link" atau "Shortcut" ke file hasil Scan yang terletak dalam PC sehingga ketika nama arsip yang terdapat dalam menu pencarian surat kita "klik" maka arsip surat dapat langsung kita lihat. 

Adapun cara menempatkan"Link" untuk membuka file surat hasil scan sebagai berikut:

klik tombol pilih Ada, maka form akan tampil sepeti pada gambar di bawah ini.

Kolom Input Link Arsip

• Silahkan klik tombol dengan gambar kaca pembesar seperti pada gambar di atas, kemudian ikuti langkah selanjutnya persis seperti yang ditunjukkan pada gambar-gambar berikut:

Cara Mengaktifkan Link Arsip Surat

Kemudian klik teksbox seperti pada gambar dibawah lalu Paste (Ctrl+V)

Cara Mengaktifkan Link Arsip Surat (Ctrl + V)

Setelah langkah-langkah tersebut tak satupun Anda lewatkan, silahkan klik tombol Simpan, maka input data kegiatan atau kinerja telah selesai.

Video cara menginput link arsip surat dapat dilihat di bawah ini:

A.2. Tombol DataBase
Tombol DataBase berfungsi sebagai tombol untuk mengakses Database Surat Masuk yang sudah kita input, berikut tampilan database Aplikasi Excel Agenda dan Arsip Surat versi 2 ini:

Database Surat Masuk

A.3. Tombol Ubah Logo
Tombol ini berfungsi untuk membuka "Unprotect Sheet" agar logo yang terdapat dalam halaman Beranda dapat Anda ubah sesuai dengan unit kerja Anda.
Setelah tombol Ubah Logo Anda klik, kemudian silahkan klik tombol dengan logo "lup" atau kaca pembesar, tombol ini akan memerintahkan aplikasi untuk membuka jendela pencarian gambar yang terdapat di dalam PC/Komputer Anda.
Setelah logo sudah Anda masukkan ke dalam Beranda dan ukuran logo sudah Anda tentukan, kemudian klik tombol OK dan SAVE agar Excel dapat menyimpan logo yang telah Anda tetapkan sebelumnya.

A.4. Grafik
Grafik yang terdapat di halaman beranda mempunyai fungsi sebagai informasi data surat masuk dan surat keluar berdasarkan jumlah surat, bulan, dan tahunnya.

Grafik Jumlah Surat Masuk perBulan perTahun

Grafik Jumlah Surat Masuk perBulan perTahun

B. Referensi

Halaman Referensi berisi data informasi yang dibutuhkan Aplikasi Excel Agenda dan Arsip Surat versi 2 ini sehingga aplikasi dapat Anda gunakan sesuai keinginan Anda.
Adapun data yang harus Anda isi dalam halama referensi ini adalah:

1. Daftar Nama yang berada dalam unit kerja Anda yang berisi data Nama, NIP, dan Golongan;
2. Daftar Jenis Surat;
3. Daftar Indeks Surat;
4. Daftar Nama dan Jenis Media Penyimpanan Arsip yang berfungsi sebagai referensi aplikasi untuk menentukan peng"KODE"an arsip surat.

Daftar Referensi Media Arsip

C. Identitas

Silahkan klik tombol Identitas, kemudian aplikasi akan menampilkan menu input data identitas unit kerja dan petugas pengadministrasi surat maupun atasan langsungnya, seperti terlihat pada gambar di bawah ini:

Menu Input Identitas

D. Surat Masuk/Surat Keluar (Fitur Pencarian Surat)

Halaman Surat Masuk

Seperti terlihat pada gambar di atas, halaman "Surat Masuk" ini berfungsi sebagai halaman menu pencarian Surat Masuk, adapun menu pencarian surat masuk dapat Anda pilih berdasarkan kolom-kolom yang terdapat di dalam tabel data surat masuk.
Misalkan Anda mencari surat berdasarkan Nomor Surat, silahkan klik menu daftar pilih atau  "dropdown" seperti pada gambar di bawah lalu ketik nomor surat yang Anda cari pada kolom "Ketik di kolom ini >".

Menu Pencarian Surat

E. Disposisi

Halaman disposisi adalah halaman yang berfungsi untuk mencetak Lembar Disposisi berdasarkan Nomor Surat dan Tujuan Surat. Informasi yang terapat dalam lembar disposisi tentu sudah sesuai dengan data surat yang telah Anda input sebelumnya.

Halaman Cetak Lembar Disposisi

F. Laporan

Format laporan yang tersedia dalam Aplikasi Excel Agenda dan Arsip Surat versi 2 ini terdiri dari 3 (tiga) kategori jenis laporan berdasarkan periode, antara lain:

1. Laporan Harian
2. Laporan Bulanan
3. Laporan Tahunan

Mencetak laporan Agenda Surat Masuk maupun Agenda Surat Keluar adalah sama saja, seperti terlihat pada gambar di bawah ini:

Menu Cetak Laporan

tombol pilihan (Laporan Harian, Laporan Bulanan, dan Laporan Tahunan), berfungsi sebagai menu pilihan jenis periode laporan yang akan Anda cetak, misal ketika Anda akan mencetak dengan periode laporan harian maka Anda harus mengklik tombol pilihan bertuliskan "Laporan Harian" ditandai dengan warna latar yang berubah pada tulisan tersebut.Pada gambar di atas terdapat kolom isian tanggal, tombol-tombol perintah (Command Botton), dan tombol pilihan (Option Botton) dengan fungsi-fungsi sebagai berikut:

• kolom pilihan Tanggal, Bulan, dan Tahun, kolom ini harus diisi sesuai dengan tanggal, bulan, dan tahun pembukuan atau laporan dibuat.
• tombol PROSES, berfungsi memerintahkan excel agar memproses laporan agar baris-baris kolom yang masih kosong atau tidak ada datanya akan disembunyikan dan laporan siap untuk dicetak.
• tombol RESET berfungsi memerintahkan excel untuk mereset laporan sehingga baris-baris input data yang kosong terlihat kembali.
• tombol LIHAT berfungsi untuk melihat dalam mode print preview apakah laporan sudah siap dicetak/diprint sesuai dengan data yang telah Anda input.
• tombol CETAK berfungsi untuk mencetak laporan. tombol cetak yang tersedia dibuat hanya mencetak satu rangkap dokumen saja, namun apabila Anda menghendaki tombol ini mencetak lebih dari satu dokumen maka excelmaniacs.id dapat mensettingnya kemudian.

tips: tekan Ctrl + P pada keyboard Anda untuk menampilkan menu pilihan pencetakan dan silahkan baca juga tips dari ExcelManiacs.id tentang: Cara Kerja Cepat Pakai KEYBOARD.

G. Tanda Terima

Halaman Cetak Tanda Terima

Tanda terima dapat Anda cetak apabila Anda butuhkan untuk melengkapi dokumen administrasi persuratan dalam unit kerja Anda.

H. Cover

Mencetak cover atau halaman muka agenda surat masuk maupun agenda surat keluar dibutuhkan apabila Anda ingin membuat laporan pembukuan yang akan dijadikan sebagai bahan laporan kinerja Anda kepada pimpinan pada unit kerja Anda.

Halaman Menu Cetak Cover

Demikian penjelasan singkat dari ExcelManiacs.id tentang Aplikasi Excel Agenda dan Arsip Surat versi 2, mudah-mudahan bermanfaat untuk mempermudah pekerjaan Anda.

Silahkan unduh file aplikasi percobaannya pada link di bawah ini.

• Unduh: Aplikasi Excel Agenda dan Arsip Surat versi 2

Jangan lupa untuk membaca dahulu: Cara Mengaktifkan Macro Excel agar aplikasi dapat digunakan pada PC Anda jika fitur Macro pada Microsoft Office Excel belum diaktifkan.

Jika ada pertanyaan seputar aplikasi, silahkan kirim pertanyaan Anda melalui kolom KOMENTAR di bawah halaman ini.

Berminat Menggunakan Aplikasi Excel Agenda dan Arsip Surat versi 2?

Silahkan lihat petunjuknya di: Aplikasi Excel Gratis dari Excel Maniacs

<<< Terima Kasih >>>

Tweet

Subscribe to receive free email updates: